UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO
Gli Uffici di Segreteria sono aperti al pubblico
il martedì e giovedì dalle ore 10:00 alle ore 12:00
Non è consentito l’accesso diretto all’interno degli Uffici di Segreteria:
eventuali richieste o comunicazioni devono essere effettuate esclusivamente
attraverso lo sportello predisposto.
Il Dirigente Scolastico e il Direttore dei
Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) ricevono solo previo appuntamento,
telefonando al n.097244231 e indicando un contatto telefonico con la motivazione
della richiesta, nei giorni innanzi indicati.
Il personale scolastico, per comunicazioni con il
Dirigente scolastico, nei giorni innanzi citati, dovrà contattare la sede
centrale e prendere appuntamento tramite i collaboratori scolastici in servizio
e indicare il motivo della richiesta. Per le urgenze potranno rivolgersi ai
rispettivi referenti di ordine.
L’Ufficio Relazioni con il
Pubblico (URP) della scuola svolge attività pensate per facilitare la
comunicazione tra la scuola, le famiglie e i cittadini. In particolare, si
occupa di:
Fornire informazioni su
orari, servizi, progetti, regolamenti, iscrizioni, open day, calendario
scolastico.
Accogliere
richieste, domande e segnalazioni da parte di genitori, studenti o utenti
esterni.
Supportare
nelle pratiche amministrative.
Garantire la
trasparenza, favorendo l’accesso a documenti e atti secondo la normativa.
estire la
comunicazione esterna della scuola (avvisi, comunicati, pubblicazioni).
Orientare gli
utenti, indirizzandoli verso gli uffici o le figure competenti (segreteria
didattica, amministrazione, dirigente scolastico).
L’URP è il punto di riferimento per chi ha bisogno di informazioni o assistenza
e serve a rendere più semplice e chiaro il rapporto tra scuola e pubblico.
1. Responsabile URP
Coordina le attività
dell’ufficio.
Supervisiona la qualità dei servizi offerti al pubblico.
Cura i rapporti con
il Dirigente Scolastico e gli altri uffici.
Gestisce situazioni
complesse o reclami formali.
Si occupa della
trasparenza e dell’aggiornamento delle procedure interne.
2. Addetto all’Accoglienza e Informazioni
Riceve e smista le
richieste di genitori, studenti e cittadini.
Fornisce informazioni
generali su orari, servizi, iniziative e regolamenti della scuola.
Gestisce le
comunicazioni telefoniche e le email dell’URP.
Registra le richieste
in un sistema di tracciamento interno.
3. Addetto alle Pratiche Amministrative
Supporta gli utenti
nelle procedure: iscrizioni online, richieste certificati, appuntamenti.
Collabora con la
segreteria didattica per documenti e pratiche.
Predispone
modulistica e aggiorna la documentazione disponibile al pubblico.
Cura gli aspetti
legati all’accesso agli atti, quando previsto.
4. Addetto alla Comunicazione Esterna
Aggiorna sito web,
bacheche e piattaforme digitali della scuola.
Pubblica avvisi,
comunicazioni, circolari di interesse per il pubblico.
Supporta l’organizzazione di open day, eventi e iniziative informative.
Mantiene coerenza e
chiarezza nella comunicazione istituzionale.
5. Addetto alla Gestione Reclami e Segnalazioni
Riceve e registra
reclami o segnalazioni degli utenti.
Valuta la richiesta e
la inoltra agli uffici competenti.
Monitora la
risoluzione e comunica l’esito agli interessati.
Identifica aree di miglioramento per il servizio.